Стоимость подбора персонала: из чего складывается и как рассчитать бюджет

Чтобы рассчитать стоимость подбора, сложите расходы на поиск, время своей команды и затраты на адаптацию. Затем проверьте, какие из этих расходов придётся повторить, если сотрудник уйдёт. Гонорар агентства или публикация вакансии — только часть этой суммы.

В учебном примере ниже подбор и адаптация одного IT-специалиста обходятся в 122 626 ₽. Из них 4 026 ₽ — дополнительные платежи площадке, а остальное — стоимость времени HR, интервьюеров, руководителя, наставника и самого новичка. Такая разница важна: для согласования бюджета нужно понимать и сколько денег заплатить дополнительно, и какие ресурсы компания потратит на найм.

Что считать стоимостью подбора

У компании обычно два практических вопроса. Первый: какие новые платежи появятся из-за вакансии? Второй: сколько ресурсов потребуется, чтобы найти человека и помочь ему приступить к самостоятельной работе?

В первый расчёт попадут публикации, доступы к базам, гонорар подрядчика, оплачиваемые тесты, реферальные выплаты и другие дополнительные расходы. Во второй — ещё и время сотрудников, которые составляют профиль, ищут кандидатов, проводят интервью, согласуют оффер и помогают новичку освоиться.

Методика hh.ru/Talantix также включает в стоимость найма внутренние ресурсы и внешние расходы. Для среднего показателя за период их сумму делят на число нанятых за тот же период. Здесь мы составляем смету одной вакансии и включаем в неё адаптацию, чтобы видеть расходы после выхода. Методика hh.ru.

Уже работающий HR не становится бесплатным участником процесса: его время занято этой вакансией. Но распределённая на подбор часть зарплаты не означает, что компания должна перечислить ему ещё столько же сверх обычного фонда оплаты труда (ФОТ). Поэтому в смете нужны две отдельные строки: новые платежи и внутренние ресурсы.

Зарплату нового сотрудника важно отделить от затрат на подбор. Зарплата после выхода относится к обычным расходам на оплату его работы. В стоимость адаптации можно включить конкретные оплачиваемые часы вводного обучения — именно их мы посчитаем в примере.

Отчёт площадки помогает проверить часть расходов, но не заменяет такую смету. Например, отчёт hh «Стоимость подбора» охватывает определённые услуги hh, а стоимость контакта рассчитывается по числу контактов, не нанятых сотрудников. Описание отчёта hh.

Сколько просят за подбор в России: примеры опубликованных цен

В предложениях встречаются фиксированная сумма, доля месячной зарплаты и процент годового дохода. Ниже — конкретные опубликованные ориентиры, прочитанные 23 октября 2026 года. Они помогают сравнить суммы и модели оплаты, но не показывают среднюю цену по России.

У JokerSales на главной странице отдельно указано, что аванс невозвратный, расходы на площадки входят в услугу, а изменение портрета кандидата предусматривает доплату. Такие условия способны изменить бюджет даже при фиксированной цене.

Приведённые предложения частных рекрутеров нужно проверить на актуальность перед заказом. Сам статус частного исполнителя не означает более низкую цену: одна карточка считает месячную зарплату, другая — годовой доход, а состав работ может различаться.

Для своей вакансии запросите итоговую сумму в рублях и расшифровку: какая база дохода используется, учитываются ли премии, указана ли она до или после НДФЛ, включены ли налоги и инструменты поиска. Пока этого нет, проценты из разных предложений несопоставимы. Аванс, который входит в общий гонорар, не прибавляйте к нему второй раз.

Свой HR, агентство, частный рекрутер или Арли

Сравнивать способы удобнее на одной вакансии с одинаковыми требованиями и процессом оценки. В каждом варианте посчитайте, какую работу выполняет внешняя сторона и что остаётся вашей команде.

Передача поиска подрядчику может изменить загрузку HR, но участие нанимающего руководителя, технических специалистов и наставника нужно оценить отдельно. Вычеркнуть эти часы только потому, что появился внешний исполнитель, не получится.

У Ahrly на главной странице указаны бесплатная публикация, отсутствие платежа до выхода и один счёт после подтверждённого выхода с оплатой в течение 14 рабочих дней. Там же заявлены гарантия на 90 календарных дней и расчёт невыплаченного остатка. Для решения о заказе нужны условия конкретной сделки: короткое описание гарантии само по себе не обещает возврат всех расходов компании. Условия на главной Арли.

Если HR уже в штате, его полная месячная зарплата не становится расходом одной вакансии: распределите фактически занятое время. Если же ради подбора требуется новая штатная единица, это другая смета — с её содержанием и ожидаемым потоком вакансий. Вывод о выгодности постоянного рекрутера нужно делать по этому потоку и нагрузке, а не по одной успешно закрытой позиции.

Пример: бюджет найма Python-разработчика

Предположим, компания ищет одного middle backend-разработчика на Python для удалённой работы по России. Плановый доход — 200 000 ₽ в месяц до НДФЛ, без премии. HR уже работает в компании. Для поиска купим одну публикацию, а оценку и адаптацию проведём своими силами.

Все часы и ставки труда в таблице условные. Они нужны, чтобы показать способ расчёта; это не средняя зарплата, норма трудозатрат или обещание закрыть вакансию за определённый срок. Реальный тариф в примере — публикация Хабр Карьеры.

Как распределены часы. У HR до выхода заложены 4 часа на бриф и описание роли, 16 — на поиск, разбор резюме и переписку, 8 — на первичные разговоры, ещё 4 — на координацию интервью и оффера. Восемь часов технического специалиста включают подготовку, сами интервью и оценку результатов. Четыре часа руководителя — работу над профилем, финальную оценку и решение.

Из чего состоят 39 000 ₽ адаптации. Это 2 часа HR по 1 000 ₽, 16 часов наставника по 2 000 ₽ и 2 часа руководителя по 2 500 ₽. Отдельно учтены 12 оплачиваемых часов новичка на организованное вводное обучение. Когда наставник и новичок занимаются вместе, компания использует время обоих — это два разных ресурса.

Что означают ставки. Здесь это условная полная стоимость часа для работодателя. Ставка новичка 1 800 ₽ не получена делением оклада 200 000 ₽ на рабочие часы и не задаёт налоговый процент. Для своей сметы возьмите согласованную с финансами стоимость часа либо рассчитайте её по затратам работодателя на сотрудника и времени за один и тот же период. Уже включённые в эту ставку расходы не добавляйте повторно.

Что включено в публикацию. «Стандарт» Хабр Карьеры для удалённой вакансии стоит 4 026 ₽ и включает 30 дней размещения, сутки доступа к базе и 30 открытий контактов. Цена указана с НДС. Поэтому отдельный доступ к тем же контактам в смету не добавлен. Официальный прайс Хабр Карьеры.

Одного пакета может не хватить: тогда в расчёт войдут продление, дополнительные контакты или другой канал. В этом учебном сценарии нет отдельно оплачиваемой ATS, курсов и реферального вознаграждения. Если они нужны вашей компании, добавьте их фактическую стоимость; общую подписку распределите между вакансиями один раз по принятому у вас правилу.

В результате компания получает два разных числа:

• 4 026 ₽ дополнительных платежей — нужно оплатить публикацию сверх обычного и планового ФОТ.
• 122 626 ₽ полной ресурсной стоимости выбранного процесса — публикация, 97 000 ₽ времени существующей команды и 21 600 ₽ времени новичка на обучение.

Второе число показывает стоимость всех ресурсов, выделенных на этот процесс. Оно не означает отдельного счёта на 122 626 ₽. Передача части работы подрядчику тоже не превращает всю распределённую зарплату в деньги, которые немедленно останутся на счёте.

Как учесть уход на испытательном сроке

Сотрудник вышел, но подбор может потребоваться снова. Часть времени на поиск, интервью и обучение к этому моменту уже потрачена. Поэтому полезно считать затраты не только до выхода сотрудника, но и до успешного завершения выбранного компанией периода оценки.

Для начала возьмём простую модель: каждая попытка полностью повторяется и стоит одинаковые C = 122 626 ₽, а доля успешных попыток q остаётся постоянной. Попытки продолжаются до успешного результата. Тогда ожидаемая стоимость одного такого результата равна C / q.

Если уходит каждый третий, к базовой стоимости добавляется 50%. Если каждый второй — стоимость удваивается. Это арифметика условных сценариев, не статистика увольнений в России и не гарантированный лимит расходов на отдельную вакансию.

Для собственного q выберите сопоставимую группу наймов и одинаковый период оценки для каждого сотрудника. К моменту расчёта этот период должен завершиться для всей группы; ушедших раньше тоже учитывайте. Незавершённые случаи ещё не доказывают успех. Не смешивайте наймы одного периода с увольнениями другого.

Формула подходит только к одинаковым повторяемым затратам. На практике человек может уйти до окончания обучения, повторный поиск — потребовать другого объёма работы, а подрядчик — предоставить замену. В таких случаях посчитайте, какие конкретно расходы возникают заново.

Что меняет гарантийная замена

Предположим, внешний подрядчик по договору даёт одну замену без нового гонорара и сам оплачивает её поиск. Компания всё равно повторяет свою оценку и адаптацию.

В отдельном учебном сценарии повторный отбор занимает 4 часа HR по 1 000 ₽, 6 часов технического интервьюера по 2 000 ₽ и 2 часа руководителя по 2 500 ₽ — 21 000 ₽. Полная адаптация замены с обучением, как в нашей смете, — ещё 60 600 ₽. К фактическим расходам первой попытки прибавится 81 600 ₽ внутренних ресурсов, хотя доплата подрядчику по условиям примера равна нулю. Расходы первой попытки здесь неизвестны: в них входит первоначальный гонорар подрядчика, поэтому подставлять вместо них смету своего HR нельзя.

Первоначальный гонорар здесь не умножается на коэффициент ухода. Если и замена не даст нужного результата, следующую попытку придётся считать по новым условиям. Срок, основания, число замен и возможный возврат проверяйте в договоре: слово «гарантия» не означает неограниченный повтор услуги и компенсацию времени команды.

Потери производительности — отдельный расчёт

Пока роль пустует или новичок осваивается, может потребоваться временный подрядчик, сверхурочная работа коллег или перенос задачи. Дополнительные платежи можно включить по их фактическому размеру. Для недополученного результата нужна собственная база сравнения: что произошло бы при заполненной роли и какая часть разницы действительно связана с наймом.

Всю выручку отдела или зарплату новичка нельзя автоматически записать в убыток. В нашей смете такой суммы нет. Если вы рассчитываете её отдельно, проверьте, не учли ли уже те же часы наставника и оплачиваемого обучения в адаптации.

Особенность продаж: оклад и общий доход дают разную базу

У менеджера по продажам могут быть фиксированная часть и переменное вознаграждение. Если подрядчик считает процент годового дохода, до сравнения цен нужно определить, какой доход используется как база расчёта гонорара.

Предположим, ежемесячный доход до НДФЛ состоит из 100 000 ₽ фиксированной части и ещё 100 000 ₽ ожидаемого переменного вознаграждения. В условном предложении гонорар составляет 10% годовой базы. Если база — только фикс, гонорар получится 120 000 ₽. Если база включает весь плановый доход, гонорар составит 240 000 ₽. Процент одинаковый, рублёвые суммы различаются вдвое. Это пример арифметики, а не предложение конкретного исполнителя.

В реальном договоре проверьте состав дохода, способ расчёта ожидаемых премий, налоги в цене и момент фиксации гонорара. Если сумма фиксированная, как в приведённом предложении JokerSales, отдельно выясните, что может её изменить. Работа руководителя по оценке кандидата и последующая адаптация остаются отдельными строками при любой модели оплаты.

Как обосновать бюджет руководителю

В обосновании бюджета опишите конкретный процесс: какие платежи нужны, кто участвует и сколько времени потратит, что считается результатом и при каком событии план меняется.

Для нашего учебного примера пояснение может выглядеть так:

На подбор и адаптацию Python-разработчика требуется 4 026 ₽ дополнительных платежей за публикацию. Планируемая ресурсная стоимость — 122 626 ₽, включая время существующей команды и оплачиваемое вводное обучение новичка. Расчёт по участникам приложен. Если понадобится новый платный канал, повторный поиск или дополнительное обучение, смету пересчитаем по этим работам. Риск ухода показан отдельно; его сценарные суммы не являются новым счётом к оплате.

Чтобы перенести расчёт на свою вакансию:

1. Зафиксируйте роль, формат, доход и границу расчёта: до выхода или с определённым этапом адаптации.
2. Для каждого способа запросите одинаковый состав услуги и итоговые условия оплаты.
3. Оцените время своих участников и стоимость инструментов, включая долю уже оплаченных.
4. Посчитайте новые платежи отдельно от полной стоимости ресурсов.
5. Укажите, какие работы повторятся при уходе и какие из них покрывает договор.

Так у руководителя будет основание выбрать способ подбора: понятная сумма платежей, посильная нагрузка команды и условия, при которых бюджет потребуется пересмотреть.